Die ÖKOBAUDAT bezieht ihre Datensätze in der Regel von EPD-Programmbetreibern. Die gelisteten Programmbetriebe entsprechen den ÖKOBAUDAT Qualitätsanforderungen. Der Programmbetreiber ist verantwortlich für die Erstellung und Prüfung (Verifizierung) einer EPD und überstellt anschließend die Daten in die ÖKOBAUDAT.

Die meisten Datensätze in der ÖKOBAUDAT stammen aus EPD, welche im Rahmen eines EPD-Programmbetriebs erstellt wurden (Kategorie A). Daneben gibt es in der ÖKOBAUDAT auch noch drittverifizierte Ökobilanzdaten, die nicht im Rahmen eines Programmbetriebs erstellt wurden (Kategorie B) sowie generische Ökobilanzdaten (Kategorie C).

Die Aufnahme von Daten der Kategorie B bedarf einer Abstimmung mit dem Anwenderkreis ÖKOBAUDAT. Hier werden die jeweiligen Anforderungen zur Aufnahme in die ÖKOBAUDAT festgelegt. Dieser Kategorie entsprechen die repräsentativen Ökobilanzdaten für Holz und Holzwerkstoffe des Thünen-Instituts.

Die generischen Daten werden vom BBSR in Auftrag gegeben und werden bisher ausschließlich von Sphera (vormals thinkstep) angeliefert.

Die ÖKOBAUDAT stellt DIN EN 15804-konforme Ökobilanzdaten für Ökobilanzierungen auf Gebäudeebene zur Verfügung, u. a. für das Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen (BNB). Um eine hohe Datenqualität und –konsistenz sicherzustellen, sind von allen Datenlieferanten die aktuellen Grundsätze zur Aufnahme von Ökobilanzdaten in die ÖKOBAUDAT zu berücksichtigen.

Bevor ein Programmbetrieb Daten an die ÖKOBAUDAT liefern darf, muss er daher einen Antrag stellen und alle erforderlichen Unterlagen einreichen. In diesem Antrag bestätigt der Programmbetreiber, dass sein Betrieb und alle für das Einlesen in ÖKOBAUDAT vorgesehenen Daten die ÖKOBAUDAT-Anforderungen erfüllen.

1. Der Antragsteller erklärt im Antragsformular schriftlich die Einhaltung der Grundsätze für die Aufnahme von Daten in die ÖKOBAUDAT.

2. Der Antragsteller liefert dazu die geforderten Erklärungen und Nachweisdokumente.

3. Die Unterlagen und Daten werden in Verantwortung des BMWSB/BBSR, ggf. in Abstimmung mit dem Anwenderkreis ÖKOBAUDAT, geprüft.

• Datensatz Typ A: Wenn kein einschränkendes Prüfergebnis vorliegt, können EPD-Datensätze, welche den ÖKOBAUDAT Grundsätzen entsprechen, in Folge ohne weitere grundlegende inhaltliche Prüfung in die ÖKOBAUDAT aufgenommen werden.
• Datensatz Typ B: Da kein Programm und kein Regelwerk gemäß DIN EN ISO 14025 vorliegen, ist für jeden Datensatz eine externe Verifizierung bzw. eine kritische Prüfung nachzuweisen.

4. Wurde die inhaltliche Prüfung zur Aufnahme von Ökobilanzdaten erfolgreich bestanden, kann beim BBSR um entsprechende Zugangsdaten zum Einlesen der Daten angesucht werden.

Nachdem der Programmbetrieb bzw. der anzuliefernde Datensatz anerkannt wurden, können die Daten an die ÖKOBAUDAT geliefert werden. Die Datensätze müssen im ILCD+EPD Datenformat geliefert werden, wobei alle verpflichtenden Felder ausgefüllt sein müssen. Im ÖKOBAUDAT-Handbuch sind die technisch/formalen Informationen und Regeln zur ÖKOBAUDAT-Datenbank zu finden.Die erforderlichen bauphysikalischen Angaben für Bauprodukte bei der Datenübergabe von EPD-/Ökobilanzdaten an die ÖKOBAUDAT sind in den "ÖKOBAUDAT-Anleitungen für Materialangaben" zusammengefasst.

1. Der Datenlieferant erstellt den Datensatz in einer durch die ÖKOBAUDAT Schnittstelle unterstützte Software. Zurzeit unterstützt der auf den openLCA Plugins basierende EPD-Editor den Datenaustausch über diese Schnittstelle.
2. Damit die Datensätze im ÖKOBAUDAT-Browser richtig angezeigt werden, stuft der Datenlieferant die Ökobilanzdaten in die entsprechenden Produktkategorien ein.
3. Die Daten sind vor der Anlieferung mit dem Validation Tool zu prüfen. Wenn die Daten über den EPD Editor zur ÖKOBAUDAT angeliefert werden, kann die Validierung auch direkt im Editor durchgeführt werden.
4. Danach erfolgt der Import der Daten in das Backend der ÖKOBAUDAT durch den Antragsteller. Wenn Sie Daten direkt aus Ihrer Anwendung oder Ihrem Softwarewerkzeug in die ÖKOBAUDAT importieren möchten, wenden Sie sich bitte unter  wb6(at)bbr.bund.de an das BBSR, um entsprechende Zugangsdaten zu erhalten.
5. Nach Einlesen der Daten führt das BMWSB/BBSR eine Plausibilitätskontrolle und ggf. eine stichprobenartige inhaltliche Kontrolle der Datensätze durch. Erst danach erfolgt die Freigabe der Daten.

Ein neues ÖKOBAUDAT Release erfolgt ca. einmal im Jahr mit dem Update der generischen Datensätze. Akzeptierte EPD-Programmbetreiber können laufend Datensätze überstellen. Zur Kennzeichnung dieser geringfügigen Ergänzungen oder Korrekturen wird jeweils das aktuelle Datum hinzugefügt. Über eine Korrekturliste ist jederzeit nachvollziehbar, in welcher Version welche Änderungen vorgenommen wurden.